Как внедрить CRM-систему для подбора персонала в облаке и ускорить наем: кейс DIY Service

В кейсе рассказываем, как маркетинговое агентство DIY Service автоматизировало подбор и передачу кандидатов на вакансии в операционный отдел и оптимизировало затраты на ИТ-инфраструктуру в облаке Рег.ру.

О компании

DIY Service — маркетинговое агентство, работающее с 2009 года на рынке DIY и FMCG, а также в сфере трейд-маркетинга. Компания специализируется на подборе и управлении полевым персоналом, сотрудниками в торговых сетях, аутсорсинге продаж, дизайне и производстве торгового оборудования, производстве POSM, разработке и запуске мотивационных программ.

Вызовы и задачи

С начала работы компании все данные по процессу рекрутинга хранились в Google Таблицах, а аналитику менеджеры собирали вручную, что приводило к ошибкам. Кроме того, не хватало наглядности — сложно было оценить динамику ключевых метрик. По мере роста бизнеса оставаться в ручном управлении стало невозможно, стало очевидно, что необходима автоматизация.

Задачи проекта:

1. Повышение эффективности процесса рекрутинга. Улучшение производительности рекрутинговой команды через контроль активности сотрудников и уменьшение времени на коммуникацию между отделами.

2. Ускорение найма персонала. Сокращение среднего времени закрытия вакансий и минимизация задержек на каждом этапе воронки.

3. Оптимизация качества подбора. Повышение процента успешно закрытых вакансий, увеличение срока службы исполнителя и снижение уровня возвратов.

4. Автоматизация процессов. Упрощение подготовки отчетности, повышение доли автоматизированных задач и создание единой базы данных кандидатов.

Решение

Для разработки и размещения CRM-системы выбрали облачную инфраструктуру, так как она позволяет получить доступ к современным технологиям, минимизировать затраты и обеспечить высокую степень гибкости и надежности.

В облаке Рег.ру DIY Service разместил ключевую для бизнеса CRM-систему — это решение, разработанное с нуля и помогающее автоматизировать подбор и передачу кандидатов на вакансии в операционный отдел. В основе CRM-системы — постоянно растущая база данных. Для такого приложения важна скорость отклика инфраструктуры.

Для поддержки высокой скорости работы приложения DIY Service в облаке Рег.ру используется инфраструктура на базе мощных серверов с высокочастотными процессорами. Она подходит для любых нагрузок, включая 1С. В услугу входят: сеть с пропускной способность в 170Гбит/cек, защита от DDoS-атак на сетевых уровнях L3/L4, доступ к API для автоматизации процессов. Также DIY Service использует функцию репликации облачной базы данных, что является дополнительной страховкой в непредвиденных ситуациях.

Для размещения и работы CRM-системы в DIY Service:

• Провели аудит. Прописали цели и действия менеджеров двух взаимодействующих отделов, описали действия, которые нужно совершать на каждом этапе воронки. Ограничили переход на следующий этап без выполнения этих действий.

• Прописали сроки выполнения каждой задачи.

• Перенесли бизнес процессы в ПО.

• Добавили сотрудников и разграничили роли и права. Добавили обязательные и необязательные поля.

• Настроили карточки проектов и кандидатов и оповещение участников процессов о дедлайнах.

• Подключили телефонию и оповещение кандидатов.

• Внесли имеющийся архив базы данных.

• Провели тестирование.

Благодаря размещению в облаке Рег.ру CRM-системы, используемой для работы двух ключевых подразделений DIY Service — операционного отдела и отдела подбора — ускорены бизнес-процессы и оптимизированы затраты на ИТ-инфраструктуру.

Вот какие результаты получили:

• Прозрачность бизнес-процессов. Появилась возможность видеть тонкие моменты и соответственно «чинить» поломки движения лида на этапах.

• Возможность отследить на каком этапе «застрял» кандидат.

• Актуальность показателей воронки найма в любой момент.

• Возможность просмотра различной аналитики.

• Оптимизация затрат на ИТ-инфраструктуру. Почасовая оплата потребленных ресурсов позволяет четко контролировать затраты. По оценке клиента, использование локальной серверной обошлось бы минимум на 70% дороже облака.

• Автоматизация операционных процессов. Увеличилась скорость закрытия вакансий, повысилась конверсия кандидатов.

• Гибкое масштабирование и конфигурирование. Масштабируемая инфраструктура, с которой легко адаптировать ресурсы под растущие потребности рынка и обеспечить бесперебойную работу платформы.

Результаты

10.12.2024

«В структуре DIY Service есть два направления — массовый и точечный подбор кандидатов. В каждом из них свои нюансы, и в обоих необходимы скорость, качество и учет специфики клиента. В подобной ситуации не должно быть «слабых звеньев», включая инфраструктуру, поэтому мы выбрали Рег.ру как надежного и профессионального партнера, в котором полностью уверены.»

Ксения Шаховская, операционный управляющий DIY Service